Apa Itu Press Release dan Fungsinya

Ketika bekerja di bidang public relations Anda harus tahu persis apa itu press release (PR). Pasalnya Anda niscaya akan sering membikin dan mendistribusikannya.

Bukan hanya organisasi atau perusahaan, personal perseorangan juga sering menggunakan PR. Ini terkait dengan fungsinya sebagai sarana menyampaikan informasi ke khalayak.

PR dapat mempunyai makna seperti sebuah tiket publisitas untuk dapat mendapatkan liputan media massa.

Tetapi meski PR sangat umum, hanya sedikit yang mengerti PR, bagaimana membuatnya dan bilamana menggunakannya. 

Supaya tak ada kekeliruan, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Ada banyak versi pengertian apa itu press release atau siaran pers, namun semuanya bermuara pada tujuan yang sama, adalah menyampaikan informasi.

Hubspot menjelaskan press release sebagai pengumuman formal dari organisasi/perusahaan, bagus tertulis maupun berbentuk rekaman.

Sementara menurut Soemirat dan Ardianto (2004) PR adalah warta yang dikeluarkan oleh public relations suatu organisasi/perusahaan. Selanjutnya warta tersebut didistribusikan kepada pers atau media massa untuk disebarluaskan kepada publik.

Penpoin mendefinisikan apa itu press release lebih sederhana, merupakan mengacu pada pernyataan tertulis untuk memberitahu media. 

Ini dapat berupa pernyataan tentang kinerja perusahaan, penyelenggaraan acara, peluncuran produk, dan sebagainya.

Intinya PR ialah langkah komunikasi antara organisasi/perusahaan dengan publik dengan tujuan warta dapat menyebar dengan cepat.

Oleh karena itu langkah pendistribusian PR pun beragam. Biasanya PR disebarkan melalui situs web, konferensi pers atau dikirim langsung ke redaksi media.

Semua jenis press release berfungsi memberi informasi tentang suatu hal yang signifikan atau spesifik.

Jadi PR harus berupa warta yang layak disebarkan dan menarik perhatian media. Harapannya media yang diberitahu bersedia menyebarkan warta tersebut.

PR tak boleh sekadar memberitahukan kegiatan sehari-hari melainkan hal yang tak setiap hari terjadi.

Misalnya tentang investor baru, pengumuman kerja sama, agenda acara, dan lain-lain.

Organisasi/perusahaan besar yang beritanya dicari-cari media akan membikin PR secara berdikari di situs web formal mereka.

Di sisi lain ada pula situs spesifik yang berfungsi mendistribusikan PR untuk umum. Siapapun dapat membuatnya di sana, mulai dari pemerintah, perusahaan hingga bisnis lokal.

Namun agar dapat menjangkau lebih luas, pihak terkait biasanya mengirimkan langsung naskah PR ke redaksi media.

Ada pula pilihan yang terbukti lebih efektif, adalah melalui jaringan agensi press release. 

Setelah mengirimkan draft release, belum tentu warta Anda niscaya terbit di media.

Redaksi akan mempertimbangkan dulu kelayakannya. Apakah itu cukup menarik dan menguntungkan untuk dikonsumsi publik?

Tentu redaksi hanya akan memilih warta terbaik di antara antrean kiriman press release yang masuk setiap harinya. Tidak heran kalau akhirnya ada banyak PR yang hanya berakhir di ruang arsip.

Ada beberapa unsur yang perlu menjadi perhatian.

Pertama, timing adalah kunci.

Sebagian besar PR harus segera dirilis, jangan tiba tertunda atau beritanya akan segera basi. Sementara yang lainnya terkadang mempunyai tenggat waktu. 

Kedua, penulisan juga harus sesuai kaidah jurnalistik.

Jangan lakukan pusing pihak redaksi, misalnya terlalu banyak salah ketik, kepanjangan dan tak konsentrasi pada intinya. 

PR yang didistribusikan dalam kondisi siap publish biasanya berpeluang lebih besar untuk terbit.

Butuh donasi menerbitkan press release untuk perusahaan atau individu? Publikasimedia.com dapat membantu proses penerbitan warta Anda ke berbagai media online besar di Indonesia seperti detik.com, kompas.com, merdeka.com dan lain-lain.